Bibliothèque

Réservation de locaux

Informations requises 

Pour les demandes de réservation de local, la ou le responsable de la réservation aura besoin de ces informations :

  • Nom
  • Numéro du local (si connu)
  • Type de local (classe ou laboratoire informatique)
  • Date(s)
  • Nombre de participants
  • Activité pour laquelle le local est requis
  • Remarque ou besoins spécifiques (projecteur, ordinateur, fenêtre, etc.)

Personnes-ressources pour les réservations

  • Laboratoire informatique de la bibliothèque et salle de pédagogie active : communiquez avec Ariane Legault-Venne à alegaultvenne@cvm.qc.ca
  • L’Agora : communiquez avec Florian Soletti à fsoletti@cvm.qc.ca
  • Plateaux au bloc sportif (location de gymnases, piscine et salles de cours pour des activités ou des projets spécifiques) : communiquez avec Paola Lorena Ferrando-Carubia à pcarubia@cvm.qc.ca

 

Salles de réunion : il est possible de réserver une salle de réunion à l’aide d’Outlook. Voici comment faire :

  1. Ouvrez le calendrier de votre application et sélectionnez la date de la réunion en double-cliquant dans une plage horaire, celle à laquelle vous voudriez que la rencontre commence.
  2. Dans la fenêtre qui va apparaître, remplissez les champs « Objet » et « Heure de fin », puis cliquez sur le bouton « Assistant planification ».
  3. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter des salles », en bas, à gauche. Dans Outlook WebApp, cliquez sur la flèche à la droite de « Sélectionner les salles », puis cliquez sur « Autre… ».
  4. Sélectionnez la salle où vous voulez tenir votre réunion, cliquez sur le bouton « Salles » pour confirmer votre choix, puis cliquez sur le bouton « OK ».
  5. En cas de conflit d’horaire avec un autre utilisateur de la salle, vous verrez apparaître le nom de ce dernier. Vous pouvez contacter cette personne pour lui demander s’il est possible de vous céder la salle, modifier la date ou l’heure de votre réunion, ou encore opter pour une autre salle disponible. Une fois les vérifications des disponibilités terminées, envoyez l’invitation en cliquant sur le bouton « Envoyer ». Dans l’application WebApp, vous verrez si la salle est déjà réservée par la présence d’un bloc violet dans la plage horaire, mais vous ne verrez pas le nom de la personne.
  6. Vous recevrez automatiquement un courriel de confirmation.

 

À noter
En cas d’annulation, il est important de supprimer la réunion en question dans Outlook afin de libérer la salle à d’autres utilisateurs.

Prenez note que vous ne pouvez pas réserver une salle à une date ultérieure à 180 jours (6 mois). Si vous réservez une salle à une périodicité fixe (toutes les semaines, les deux semaines, etc.) sachez que la même règle s’applique. En cas d’erreur, vous recevrez un message comme quoi votre réservation a été refusée. Le cas échéant, n’oubliez pas d’annuler ou de déplacer la réunion dans votre calendrier Outlook afin d’aviser tous les participants.

Consultez le document PDF de la procédure incluant des captures d’écran.